9 самых полезных функций Excel для SEO-специалиста

Excel удобен при решении многих задач в ходе поисковой оптимизации сайтов. Специалисты часто используют его, чтобы сортировать, преобразовывать и форматировать собранные данные. Программа облегчает работу и упрощает навигацию, помогает ставить понятные задания копирайтерам и проводить аудит, формировать отчетность для клиента. В этой статье мы рассмотрим инструменты и функции Excel, которые чаще всего используются специалистами при SEO продвижении сайтов.

Содержание

1. Быстрое разделение текста на столбцы
2. Удаление ненужных столбцов
3. Удаление повторяющихся данных
4. Расчет повторяющихся значений
5. Удаление пустых строк
6. Сортировка строк в кластере
7. Удаление ГЕО-запросов
8. Сопоставление значений
9. Лайфхаки и комбинации клавиш
10. Заключение

Быстрое разделение текста на столбцы

Предположим, что есть перечень ссылок на страницы конкурентов, которые мы предварительно собрали. А нужно отобрать из них только домены.

Как сделать это максимально быстро:

1. Выделить весь столбец.
2. Затем перейти на вкладку «Данные».
3. Выбрать пункт меню «Текст по столбцам».
4. Отметить нужный формат – «С разделителем».
5. Кликнуть на кнопку «Далее».
6. Найти поле «Символом-разделителем является» и здесь выбрать «Другой», после чего прописать значение «/».
7. Кликаем на кнопку «Готово».

Обратите внимание: вместо «/» можно использовать и другие символы, в частности предлагаемые. В последнем случае их достаточно просто отметить в перечне.

Удаление ненужных столбцов

Как только вы разделяете данные по столбцам, остаются лишние столбцы – в частности с «http:» и частями адреса, идущие после доменного имени.

Удаляем их следующим образом:

1. Кликаем на названия столбцов.
2. Отмечаем нужные.
3. Жмем правой кнопкой мыши.
4. Кликаем на кнопку «Удалить».

Это элементарная опция Excel, но бывает, что опытные пользователи ПК не знают о ней.

Удаление повторяющихся данных

После того, как столбцы стерты, переходим к ликвидации повторяющихся данных.

Для этого:

1. Отмечаем столбец.
2. Идем на вкладку «Данные».
3. Здесь жмем на «Удаление дубликатов».
4. Открывается новое окно, в котором мы задаем команду «Сортировать в пределах указанного раздела»
5. Выбираем пункт «Удалить дубликаты…» и подтверждаем действие.

Подсчёт повторяющихся значений

Предположим, что у вас есть 2 столбца. В одном повторяющиеся значения, а во втором они уникальные. Нужно рассчитать количество значений из второго столбца в первом. 

Для этого:

1. Выбираем нужную ячейку и задаем на нее формулу =СЧЁТЕСЛИ(C:C;D1).
2. В нашем случае под C:C понимается столбец, содержащий повторяющиеся значения, а D1 – искомую величину.
3. Производим подсчет и получаем информацию.

Удаление пустых строк

Разбираемся с проблемой появления пустых строчек после выгрузки данных в Excel.

Что нужно сделать:

1. Выделить таблицу целиком.
2. Перейти на вкладку «Данные».
3. Найти «Фильтр» и кликнуть на него.
4. Для столбца, содержащего пустые строки, устанавливаем значение фильтра.
5. Снимаем отметку с задачи «Выделить все» и устанавливаем напротив пункта «Пустые».
6. Соглашаемся с действием, кликаем на таблицу правой кнопкой мыши и жмем «Удалить».

Обратите внимание: важно поставить на рабочем фильтре флажок напротив значения «Выделить все», в противно случае таблицу видно не будет.

Сортировка строк в кластере

Отсортировать нужные строки в кластере можно после установки инструмента SEO-Excel.

Чтобы он работал правильно, каждый кластер стоит отметить своим цветом.

Как провести сортировку:

1. Открыть надстройку SEO-Excel.

2. Перейти в меню «Сортировка».

3. Отметить «Строки в кластере».

4. Отметить столбец, по которому мы будем сортировать данные.

После этого строки расположатся в зависимости по принципы уменьшения точной частотности.

Удаление ГЕО-запросов

Чтобы удалить ГЕО-запросы, вновь используем SEO-Excel.

Что нужно сделать:

1. Перейти на вкладку SEO-Excel.

2. Выбрать меню «Города».

3. Отметить пункт «Анализируем столбец с запросами».

4. Теперь пустой столбец с правой стороны будет заполнен городами, которые присутствуют в собранных запросах.

5. Проводим фильтрацию данных.

6. Убираем строки с городами, которые нам не нужны.

Сопоставление значений

Особенно актуально при различиях структур запросов в таблицах, сформированных при сборе семантического ядра посредство разных сервисов. Необходимо заполнить пустые ячейки  

Предположим, что мы разбили на кластеры семантического ядри добавили к нему таблицу с коммерческими запросами.

Что делать в этой ситуации:

Выбрать нужную ячейку и напротив нее прописать формулу =ВПР(A1;E:F;2;0). Здесь:

1. А1 соответствует искомому значению.
2. E:F отображает поисковый диапазон.
3. 2 – это номер столбца для выгрузки данных.
4. 0 прописывают для поиска точных совпадений.

Лайфхаки и комбинации клавиш

Популярные горячие клавиши для удобного использования Excel:

1. Ctrl + ←→↑↓ – быстрое перемещение по странице (выбранная стрелка задает направление).
2. Ctrl + F – вызов меню поиска и замены значений.
3. Двойной клик на правом нижнем углу нужной ячейки – протяжка формулы до границы таблицы.
4. Кнопки из параметров вставки можно использовать для выгрузки данных с нужным форматированием или без него.

Упрощаем ввод данных в пустые ячейки первой строки:

1. Отмечаем нужный столбец.
2. Одновременно жмем на Ctrl + G.
3. Жмем на кнопку «Выделить».
4. Отмечаем все пустые ячейки и соглашаемся с действием.
5. Вводим формулу =А1, в этом случае А1 отражает первое значение из столбца.
6. Одновременно жмем Ctrl + Enter.

Заключение

Excel помогает работать с массивными данными, в частности с семантическими ядрами. Программу и надстройки к ней стоит использовать, чтобы быстро форматировать таблицы и преобразовывать данные. Изучайте функционал софта, чтобы упростить свою работу.

При этом ничто не помешает вам пользоваться готовыми инструкциями. Главное в этой ситуации – набраться терпения. На самом деле функционал крайне прост: он позволяет быстро находить нужные значения, объединять и корректировать данные, создавать четкие и удобные для использования таблицы и кластеры. Необходимо однажды разобраться во всех возможностях софта, чтобы с легкостью использовать их в дальнейшем.

Мы собрали максимум информации и лайфхаков в статье, которая поможет SEO специалистам быстро и беспроблемно освоить функционал Excel, необходимый для работы. Однако ничто не мешает вам сформировать собственные, авторские алгоритмы использования программы и упростить многие задачи.